Başarılı Bir Proje Sunmak
Bir proje yöneticisi olarak bazı kurallar
belirlemeniz ve bunlara uymanız gerekir, ancak asla bunlarla
kısıtlanmamanız gerektiğini hatırlamanız önemlidir. Kurallar
esnetilebilir ve her kural her projede, hatta her insanda işe
yaramayabilir.
Ancak her projede uyulması gereken bazı kurallar vardır. Örneğin, bir
proje planı oluşturmak ve baştan sona etkili bir şekilde iletişim kurmak,
bir projenin başarılı olma şansını artıracaktır.
İyi bir proje yöneticisi olmak, kuralları anlamak, onları ne zaman
uygulayacağınızı bilecek özgüvene sahip olmak veya gerekirse onları
esnetmekle ilgilidir. Aşağıda, başarılı bir proje sağlamak için en
önemli ipuçlarımdan bir seçki bulunmaktadır.
1) Kapsamı Anlayın
Her şeyden önce, projenin kapsamını ve neleri teslim etmeniz gerektiğini
anlayın. Tam olarak anlamadığınız bir projeyi başarıyla yönetemezsiniz.
Anlamıyorsan, kendi işin haline getir.
2) Planla
Bir plan oluşturun, paylaşın ve yönetin - onu oluşturmak için zaman
ayırın ve başkalarıyla paylaşmadan önce üzerinde biraz oturun. Dahil
olan herkes buna uyma konusundaki rolünü anlayana kadar onu daha geniş
bir kitleyle paylaşmayın. Planın değişip değişmediğini kilit paydaşlara
bildirin ve planı güncel tutun.
3) Proje Yapısı
Projenizi yönetilebilir parçalara ayırmak için projenin kilometre
taşlarına bakın ve ardından bunları görevlere ayırın. Bunları görsel bir
plana ekleyin. Basit tutun, ancak proje ne kadar karmaşık görünürse
görünsün, onu parçalara ayırmanız gerektiğini unutmayın.
4) Zaman Takibi
Projenizdeki görevlere zaman atayın ve bu zamanı takip ettiğinizden emin
olun. Bir proje görevine göre zamanı takip etmek, bütçeyle nerede
olduğunuzun ve neleri tamamladığınızın harika bir göstergesidir.
5) Zamanlama
Başlangıcı, ortası ve sonu olan her projenin bir programa ihtiyacı
vardır. Her görevi planladığınızdan emin olun ve gerçekleşen her
değişiklik için programınızı güncelleyin. Tatilleri vb. unutmayın.
6) Teslim Tarihlerinizi Doldurun
Teslim edeceğimi söylediğiniz şeyi teslim edeceğinizi söylediğiniz zaman
teslim ederseniz, proje paydaşları size güven duyacaktır. Herhangi bir
nedenle son teslim tarihini karşılayamıyorsanız, müşteriye bildirmeniz
gerekir.
7) Ekibinizi Yönetin
Bir proje yöneticisi olarak yalnızca ekibiniz kadar iyisiniz. İşi
yapmanız beklenmiyor, ekip üyeleriniz öyle, bu yüzden onlarla
ilgilenmeniz ve elinizden geldiğince onlara yardım etmeniz gerekecek.
Projeyi planlamaya dahil etmelerini sağlayın, çünkü bu onların
katılımını sağlamaya yardımcı olacaktır. Birlikte çalışmak, projenin
sorunsuz çalışması anlamına geleceği için ekibinizle birlikte çalışın.
8) Ekibinizin İlerlemesini İzleyin
Programa ve izlenen herhangi bir zamana göre ilerlemeyi dikkatlice
izleyin. Projeyi yavaşlatabileceği için geri bildirimi yönetmelerine
yardımcı olun. Tartışılması gereken herhangi bir sorun veya önemli proje
bilgisi varsa ekibinizi yolda tutun ve toplantılar/brifingler düzenleyin.
9) Takımı Motive Edin
Bir proje üzerindeki çalışma yavaşladığında, bunun nedeni genellikle
ekibinizin odağını kaybetmiş olmasıdır. Örnek olarak liderlik edin ve
ilgilerini ve motivasyonlarını koruyun, işlerine değer verildiğini
gösterin ve mümkün olduğunca işe yatırım yaptıklarından emin olun.
10) Görevleri Tamamlayın
Görevleri tamamlandı olarak işaretlemek kadar basit bir şey, projenizi
ileriye taşıyacaktır.
11) Proje Raporlama
Ekibinizi ve paydaşlarınızı projelerin ilerleyişi hakkında güncel tutun,
ancak verdiğiniz güncellemelerin yararlı, anlaşılması kolay ve çok uzun
olmadığından emin olun. Geri bildirim isteyin ve öne çıkan soruların
yanıtlarını alın.
12) Risk Yönetimi
Sorunlara dikkat edin ve onları bu şekilde tanıyın. Projenizin
ilerlemesini izliyorsanız, bir sorun olup olmadığını oldukça hızlı bir
şekilde tespit edebilmeniz gerekir. Genellikle içgüdüleriniz yeterlidir.
Sadece sorunları vurgulamayın, onlarla ilgilenin, çözümler bulun ve
bunları paydaşlara iletin. Bir çözüm bulduysanız, herhangi bir sorun
hakkında daha az rahatsız olacaklar.
13) Önemli Kararlar
Kararların projeniz sırasında alınması gerekecek ve tüm önemli kararlar
kaydedilmeli ve planlar buna göre değiştirilmelidir. Plan değişirse
ekibi ve paydaşları güncellemeniz gerekeceğini unutmayın. Müşteri bir
önceliği değiştirmişse veya kapsam değişmişse, bunun proje üzerinde
nasıl bir etkisi olacağını onlara anlatabilmeniz gerekir.
14) Paydaşlarınıza Yardım Edin
Birçok paydaş, projenin bir parçası olarak ne yapmaları gerektiğini
bilmiyor, bu yüzden onlara söyleyin, onlara yardımcı olun. Süreç boyunca
ellerini tutun ve onlara neye ihtiyacınız olduğunu ve ne zaman
ihtiyacınız olduğunu söyleyin. Proje hakkında karar vermelerini
kolaylaştırın - sonuçta uzman sizsiniz. Durum tespiti yaptığınız sürece,
onlara yanlış tavsiyelerde bulunmanız olası değildir.
15) İletişim
Proje yönetiminin büyük çoğunluğu iletişimdir. Ekibinizle ve
paydaşlarınızla sürekli iletişim halindesiniz. Herkesin güncel
bilgilerden haberdar olduğundan ve kendilerinden ne beklendiğini
anladığından emin olmak için zaman ayırın.
16) Ders Öğrenin
Hata yapmakta sorun yok ama onlardan ders almazsan sorun olmaz. Aynı
hataları tekrar tekrar yapmayın.
17) Gelen Kutunuzu Boş Tutun
Düzenli veya aslında boş bir gelen kutusu, genellikle projenizin
kontrolünüz altında olduğunun bir işaretidir, ya öyledir ya da aklınızı
başınızdan alıp tüm mesajlarınızı görmezden gelmeye karar vermişsinizdir!
18) Basitleştirin
Mümkün olduğunda süreçlerinizi basitleştirin ve ne yaptığınızı her zaman
yeniden değerlendirin. Kendinize sorun, bu daha basit olabilir mi?
19) Detay
Ayrıntılara çok dikkat edin çünkü yapmazsanız daha sonra bileceksiniz.
Bir şeyi yapmakla onu iyi yapmak arasında fark vardır.
20) Eğlenin
Son olarak, ama kesinlikle en az değil, bundan biraz zevk alamadığınız
sürece başarılı bir proje teslim edemezsiniz, bu yüzden deneyin ve
tadını çıkarın!